Eine anonymisierte Begutachtungsfassung samt Metadaten prüfen

1. Zuerst prüfen, ob eine anonyme Fassung überhaupt verlangt wird

Entferne deinen Namen nicht ungefragt aus einer regulären Abschlussarbeitsabgabe. Viele Verfahren benötigen eine eindeutig zuordenbare Endfassung; andere verlangen für eine bestimmte Begutachtung eine anonymisierte Kopie. Prüfe die zuständige aktuelle Anweisung und den konkreten Einreichungsweg. Notiere, welche Kennungen erhalten bleiben sollen und welche entfernt werden müssen. Eine Kandidatennummer kann beispielsweise ausdrücklich vorgesehen sein. Dieser Ratgeber beschreibt eine technische Prüfroutine für eine solche gesonderte Fassung und keine universelle Hochschulregel. Bei widersprüchlichen Anforderungen ist eine Rückfrage nötig, bevor die Datei bearbeitet oder eingereicht wird.

Erstelle anschließend eine klar bezeichnete Arbeitskopie und sichere die unveränderte Originalfassung. Microsoft empfiehlt für die Dokumentprüfung ebenfalls die Arbeit an einer Kopie, weil entfernte Informationen nicht immer wiederhergestellt werden können. Unser eigenes Prüfblatt nennt Zweck, erlaubte Kennung, Ausgangsdatei und geplante Ausgabe. Halte diese Begutachtungskopie von deiner identifizierbaren Endfassung getrennt. Ein unklarer Dateiname wie final_neu kann später zur falschen Einreichung führen. Verwende eine verständliche Versionsbezeichnung und notiere, für welchen Empfänger und welchen Verfahrensschritt die jeweilige Datei bestimmt ist.

Weiterführend: Microsoft Support: Remove hidden data and personal information by inspecting documents

2. Sichtbare Identität und fachlich notwendige Angaben unterscheiden

Prüfe Deckblatt, Kopf- und Fußzeilen, Danksagung, Erklärung, Anhang und eingebettete Abbildungen auf die ausdrücklich zu entfernenden eigenen Kennungen. Suche nach Namen, E-Mail-Adresse und den konkret betroffenen institutionellen Angaben. Entferne nicht wahllos alle Personennamen: Autorinnen und Autoren deiner Quellen bleiben für wissenschaftliche Nachweise erforderlich. Ebenso kann eine Institution Teil des Untersuchungsgegenstands sein. Kläre in solchen Fällen die Verfahrensanforderung, statt den Inhalt stillschweigend unverständlich zu machen. Eine Anonymisierung der Autorenschaft ist außerdem nicht automatisch eine ausreichende Anonymisierung von Forschungsteilnehmenden.

Unser erfundener Lernfall hat ein anonymisiertes Deckblatt, aber einen Namen in einer selbst erstellten Abbildung und eine persönliche Kontaktadresse im Anhang. Eine Suche im Haupttext allein übersieht möglicherweise Bildinhalte. Führe deshalb eine visuelle Seitenprüfung zusätzlich zur Textsuche durch. Prüfe Selbstverweise auf eigene frühere Arbeiten nach dem vorgesehenen Begutachtungsverfahren; lösche keine erforderlichen Belege ohne passende Ersatzregel. Dokumentiere jede inhaltlich relevante Entfernung. So bleibt erkennbar, ob ein sichtbarer Hinweis technisch entfernt werden kann oder ob seine Behandlung fachliche beziehungsweise institutionelle Rücksprache verlangt.

3. Kommentare, Änderungen und Dateieigenschaften kontrollieren

Prüfe in der Quelldatei Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen und Dokumenteigenschaften. Die Dokumentinspektion unterstützter Office-Varianten kann verschiedene verborgene Informationen auffinden, hat aber ausdrücklich Grenzen und ist nicht überall identisch verfügbar. Verwende die Hilfe der tatsächlich eingesetzten Anwendung. Unser eigener Prüfschritt hält vor dem Entfernen fest, welche offenen Änderungen bereits fachlich entschieden sind. Ein pauschales Annehmen sämtlicher Änderungen kann den Text inhaltlich verändern. Bereinige die Arbeitskopie kontrolliert und vergleiche sie anschließend mit der vorgesehenen inhaltlichen Fassung, statt nur die Markierungen verschwinden zu lassen.

Prüfe nach dem PDF-Export erneut die Eigenschaften und den sichtbaren Inhalt der tatsächlichen Ausgabedatei. Adobe dokumentiert für Acrobat eine Entfernung sensibler Inhalte und optional verborgener Informationen; verfügbare Funktionen hängen von Produkt und Version ab. Ein über ein Wort gelegtes Rechteck ist nicht automatisch eine sichere Entfernung des darunterliegenden Texts. Nutze geeignete Funktionen und kontrolliere das Ergebnis, beispielsweise durch erneutes Öffnen und eine Suche nach den betroffenen Kennungen. Dies ist eine begrenzte technische Kontrolle, keine Zusicherung umfassender Anonymität oder datenschutzrechtlicher Konformität einer beliebigen Datei.

Weiterführend: Adobe Acrobat: Redact sensitive content in PDFs

4. Die richtige Fassung und ihre Grenzen dokumentieren

Führe ein kurzes Abschlussprotokoll: überprüfte Kennungen, durchgeführte Entfernungsschritte, Exportdatum und verbleibende offene Fragen. Vergleiche Inhalt, Seitenzahl und wichtige Abbildungen mit der freigegebenen Ausgangsfassung. Eine technische Bereinigung darf keine unbeabsichtigten Absätze oder Quellenbelege löschen. Öffne anschließend genau die Datei, die eingereicht werden soll. Kontrolliere ihren Namen und die vorgesehene Kennung. Wenn ein Uploadportal eine Vorschau bereitstellt, prüfe dort zusätzlich, ob die passende Kopie angekommen ist. Sichere die Bestätigung getrennt von der Datei und behalte die unveränderte Originalfassung für den vorgesehenen weiteren Ablauf.

Das Tool Uni-Vorgaben prüfen kann beim Abgleich geeigneter eigener Unterlagen mit bereitgestellten Hochschulanforderungen unterstützen. Bereite die konkrete Anweisung zur Begutachtung und eine zulässig verarbeitbare Fassung vor. Kontrolliere Hinweise am Originaltext der Vorgabe. Das Tool entfernt keine Metadaten und bestätigt keine vollständige Anonymisierung einer Datei. Technische Prüfung und Klärung mehrdeutiger Regeln bleiben eigene Schritte. Der fertige Zustand ist eine klar zugeordnete, nach dokumentierten Anforderungen geprüfte Begutachtungskopie. Er darf nicht als allgemeine Garantie für Datenschutz, Verfahrensannahme oder Nichtidentifizierbarkeit der gesamten Forschung verstanden werden.